Capítulo 2
Alineando los procesos con el negocio
Continuemos con el diseño o mejora del procesos o la transformación digital, descubriendo los elementos organizacionales que permiten una alineación amplia y ágil de los procesos con el negocio.
1.1. Importancia de la alineación
En la metodología BPM 1 la primera fase del ciclo de vida de los procesos es la alineación entre los (1) procesos con las (2) estrategias y metas del negocio, pero estos dos elementos organizacionales de la alineación solo son la punta del iceberg. Esto es debido a que los negocios de cualquier tipo y tamaño en la actualidad no solo requieren alcanzar sus metas, también deben hacerlo de forma ágil; además, deben estar preparados para enfrentarse de forma exitosa a los retos que exige la implementación de un proyecto de transformación digital
Por tales motivos, Bermeo et al. (2023) 2 como resultado de su investigación proponen una alineación con una visión más amplia, al adicionar cuatro elementos organizacionales como complemento a los dos establecidos por la metodología BPM. Quedando la propuesta con los siguientes seis elementos organizacionales: (1) Procesos de negocio, (2) Estrategias y metas, (3) Unidades organizacionales, (4) Riesgo; (5) Normativas y/o políticas y/o estándares, e (6) Indicadores de desempeño eficiente.
Al considerar en la alineación estos seis elementos organizacionales nos permite una visión más amplia, proyectiva y anticipada a posibles complicaciones al momento de diseñar u optimizar los procesos, incluido los procesos automatizados.
Del mismo modo, lo expresado por los informantes y los autores teóricos considerados en la investigación, permitió llegar a la reflexión en que un factor determinante en el crecimiento sostenible y trascendental del negocio son procesos fuertemente alineados con elementos organizacionales críticos de la organización.
En otras palabras, la alineación entre los procesos con los elementos organizacionales del negocio se puede asemejar a una partida de ajedrez, debido a que se mira todo el tablero antes de realizar movimientos de cada pieza, y estos dependen de las restricciones y reglas del proceso del movimiento de la pieza y la estrategia establecida en cada momento de la partida, sin descuidar los movimientos del otro jugador (competidores).
1.2. Conociendo al modelo de alineación PEURNI
El modelo propuesto en la investigación está conformado por seis elementos organizacionales. El elemento centro del modelo es el proceso de negocio que será intervenido, es decir, diseñado, mejorado o será parte de un proyecto de transformación digital; este proceso se alinea con los demás elementos organizacionales y todos ellos se corresponden entre sí 2
Para la operatividad y agilidad en implementar este modelo es importante que la empresa considere las siguientes recomendaciones.
Recomendaciones para la implementación
1. Catálogos e Inventarios
Mantener ordenados y actualizados los catálogos e inventarios de procesos, estándares, políticas o normativas, riesgo, unidades orgánicas e indicadores. Estas herramientas pueden ser físicas, digitales o ser parte de una aplicación informática de gestión de la calidad o centro de excelencia.
2. Matrices de tributación
Mantener ordenadas y actualizadas las matrices de tributación entre cada elemento organizacional que intervienen en la alineación, de acuerdo a la información de los catálogos e inventarios. También pueden ser físicas, digitales o ser parte de una aplicación informática de gestión de la calidad o centro de excelencia.
3. Matriz de Alineación
Previo a iniciar la alineación se debe realiza la fase de priorización de los proceso que se van a diseñar u optimizar. En una matriz cada proceso de negocio es alineado con cada elemento organizacional que compartan relación. En este punto se requiere un análisis profundo y una visión amplia que abarque la comprensión del proceso y su contribución al negocio.
A continuación se describe de forma gráfica cada elemento organizacional que constituye el modelo de alineación PEURNI.
Una mirada gráfica al modelo PEURNI
Además, se describen cada elemento organizacional que es parte del modelo de alineación PEURNI, con la intensión que se familiaricen con la contribución que cada uno de ellos hacen al diseño o mejora de los procesos o en la transformación digital del negocio .
Proceso priorizado que se va a diseñar u optimizar desde un contexto amplio e integral que permiten acciones correctivas y efectivas, al delinear controles y cambios que se alinean con los otros elementos, evitando la sobrecarga, desperdicios y desorden de trabajo
Contribuye en marcar el camino a seguir del proceso, para garantizar el cumplimiento de los objetivos no solo a corto plazo, también los de mediano y largo plazo, además de mejorar la toma de decisión y minimiza la afectación en la cultura y clima organizacional producidos por los cambios transformadores del negocio.
Contribuye a organizar una estructura orgánica empresarial enfocada en los procesos y las metas trazadas, mediante la creación, ajustes, unificación o eliminación de unidades orgánicas de forma óptima, al estar fundamentada en el nivel de relación funcional u operación con los otros elementos de la alineación.
Contribuye en disminuir la incertidumbre del negocio desde el inicio del diseño o mejora de un proceso, abarcando una visión que anticipe barreras que podría traer demoras o alto números de cambios no planificados y a corto tiempo, haciendo que se dificulte lo viable y factible del negocio.
Contribuye en incrementar la toma de decisiones automáticas, debido que se integra en el diseño de las herramientas de decisiones de la gestión, los lineamientos o políticas internas, y los estándares o la legalidad externa, y se alineen con los objetivos y estrategias de la organización.
Contribuye en incrementar la toma de decisiones desde el análisis de resultados de la gestión y como se fue obteniendo, mediante parámetros y métricas pre diseñadas y automatizadas que evalúan actividades de forma integral y alineada a las metas
Existe un elemento no indicado en la investigación, pero por experiencia podríamos mencionar como un séptimo elemento en la alineación al profesional o al equipo de profesionales que analizan el negocio y su alineación con los procesos. Estos profesionales deben tener un alto perfil técnico, conocimiento fuerte de la operatividad y la cultura organizacional del negocio y una visión innovadora. Las opiniones de estos profesionales deben ser de estilo crítico – analítico que lleven a encontrar y romper las barreras que no permitan crecer o trascender el negocio, estas opiniones al comienzo pueden confundirse como negativas, pero al final sirven para una discusión estratégica que lleve a construir el diseño o mejora optima de los proceso e implementar de forma ordenada la transformación digital del negocio.
Artículo de la investigación de alienación
El conocimiento sólido del negocio y de la cultura organizacional de la empresa por parte del analista de negocio BPM es determinante para el éxito de la alineación de los procesos
Christian Bermeo Valencia
Bibliografía
- ABPMP. (2019). BPM CBOK. ABPMP ↩︎
- Bermeo, C., Granda, R., & Bermeo, G. (2023). Organizational elements involved in the alignment between strategic planning and BPM from the theory and perspective of Latin American professionals. European Chemical Bulletin, 12(7), 232-249. ↩︎
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